การควบคุมภายใน สินค้าคงเหลือ

การควบคุมภายใน สินค้าคงเหลือ

1.มีการทำบัญชีคุมสินค้าแบบต่อเนื่องสำหรับสินค้าทุกชนิด (ลงรายการทุกครั้งที่มีการรับ จ่าย)

1.1 วัตถุดิบ

1.2 งานระหว่างทำ

1.3 สินค้าสำเร็จรูป

1.4 อะไหล่ / วัสดุคงเหลือ

2.การซื้อทุกชนิด ได้มีหน่วยงานหรือคณะกรรมการที่ทำหน้าที่ในการตรวจตรวจรับสินค้าแยกจากแผนกจัดซื้อ แผนกคลังสินค้า และแผนก    บัญชี

3.ได้มีการออกใบรับสินค้า ซึ่งมีหมายเลขพิมพ์เรียงลำดับไว้โดยมีสำเนาส่งไปที่ต่างๆดังนี้

3.1 แผนกคลังสินค้า

3.2 แผนกบัญชี

3.3 แผนกจัดซื้อ

3.4 เก็บไว้ที่แผนกรับสินค้า หรือคณะกรรมการตรวจรับ

4.ทุกคลังสินค้าได้มีการเก็บรักษาสินค้าไว้อย่างปลอดภัย มีผู้รับผิดชอบโดยตรงรักษากุญแจและมีหัวหน้าควบคุม

5.การนำของออกจากคลังสินค้าจะทำได้ต่อเมื่อมีใบเบิกหรือใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี เท่านั้น

6.มีการตรวจสอบบัญชีที่มีการบันทึกแบบต่อเนื่องด้วยการ

6.1 ตรวจนับสินค้าตัวจริง

6.2 มีการตรวจนับมากกว่าหนึ่งครั้ง ภายในหนึ่งปี

7.การตรวจนับสินค้าตัวจริง กระทำโดยเจ้าหน้าที่ในแผนกคลังสินค้าร่วมกับแผนกบัญชีหรือแผนกอื่นที่ได้รับมอบหมาย

8.เมื่อวัตถุดิบที่ซื้อมามีปัญหา และใช้ไม่ได้จะต้องมีการรายงานและตรวจสอบทันที

9.เมื่อมีการตรวจสอบสินค้าตัวจริงแล้วไม่ตรงกับบัญชีสินค้าจะต้องทำรายงานเสนอต่อกรรมการผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูง และขออนุมัติ  ปรับปรุงบัญชีสินค้า าย

10.เมื่อมีการตรวจนับต้องทำรายงานการตรวจนับ และให้เจ้าหน้าที่ผู้ทำการตรวจนับร่วมกับเจ้าหน้าที่คลังสินค้าลงนามไว้เป็นหลักฐาน

11.รายงานการปรับปรุงบัญชีสินค้าจะต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติ

12.รายการที่ได้รับการอนุมัติให้มีการปรับปรุงบัญชีสินค้าต้องส่งให้ทางบัญชีคุมยอดปรับปรุงด้วย

13.กรณีที่มีผลต่างเกิดขึ้นมาก จะต้องมีการสอบสวนเพื่อหาสาเหตุ และพบว่ามีการทุจริตจะต้องมีผู้รับผิดชอบชดใช้

14.จะต้องทำรายงานเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือในเรื่อง

14.1 สินค้าหมุนเวียนช้า

14.2 สินค้าล้าสมัย

14.3 สินค้าที่เกินปริมาณสูงสุดและน้อยกว่าจุดต่ำสุดที่กำหนดไว้

14.4 สินค้าชำรุด

15.กิจการได้ใช้วิธีปฏิบัติในการตรวจนับสินค้าดังนี้

15.1 มีการกำหนดเลขที่ของเอกสารเกี่ยวกับการรับและการจ่ายว่าเป็นการรับหรือการผลิตในงวดใดเพื่อป้องกันการบันทึกซ้ำซ้อน

15.2 แยกสินค้าหมุนเวียนช้า ล้าสมัยและชำรุดออกจากสินค้าปกติให้เห็นชัดเจน

15.3 รายการตรวจนับมีเลขที่และบอกสถานที่ตรวจนับ

15.4 มีการสอบทานการตรวจนับ โดยเจ้าหน้าที่ที่ไม่เกี่ยวกับสินค้าหรือบัญชีสินค้า

15.5 สินค้าที่ตรวจนับแล้วมีการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการนับซ้ำ

15.6 หน่วยที่ตรวจนับได้ระบุในรายงานการตรวจนับอย่างชัดแจ้ง เมื่อการตรวจนับได้เสร็จสิ้นแล้ว ได้มีการทำรายงานสรุปผลการตรวจนับ

1) สรุปปริมาณที่นับได้

2) ราคาต่อหน่วย

3) การคำนวณราคา

4) รวมยอดเป็นหน้าๆ

5) ยอดรวมทั้งสิ้น

16.สินค้ารับคืนจากลูกค้าต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ที่ได้รับมอบอำนาจในเรื่องนี้โดยเฉพาะ

17.แจ้งฝ่ายขายและฝ่ายบัญชี เพื่อให้ลงบัญชีสินค้าทันที

18.สินค้าที่ตัดจากบัญชีแล้วเพราะชำรุด ล้าสมัย เมื่อมีการนำออกนอกคลังสินค้าจะต้องมีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรเช่นเดียวกับสินค้า  ปกติ

19.เศษวัสดุและผลพลอยได้เมื่อขายออกไปจะมีวิธีปฏิบัติดังนี้

– มีการอนุมัติโดยกรรมการผู้จัดการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

– มีการออกใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงิน

– ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชีหรือสมุห์บัญชีตรวจสอบหลักฐานการรับเงินและจำนวนเงินที่ได้รับ

20.มีการประกันภัยสินค้า โดย

20.1 สินค้าทั้งหมดที่มีอยู่ได้มีการประกันครบถ้วน

20.2 มูลค่าที่เอาประกันคุ้มกับราคาที่จะซื้อมาทดแทนเมื่อเกิดความเสียหาย

20.3 มีการตรวจสอบมูลค่าที่เอาประกันราคาสินค้าที่มีประกันเป็นครั้งคราว