การควบคุมภายใน การซื้อ

การควบคุมภายใน การซื้อ

1.มีแผนกจัดซื้อเป็นหน่วยงานแยกต่างหากหรือมีพนักงานจัดซื้อไม่เกี่ยวข้องกับ

1.1. การบัญชีทั่วไป

1.2. การทำบัญชีสินค้า

1.3. การรับของ

1.4. การจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า

1.5. การจ่ายเงินให้เจ้าหนี้

2.การซื้อกระทำโดย

2.1 แผนกจัดซื้อหรือพนักงานจัดซื้อตามใบเสนอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว

2.2 การจัดซื้อแต่ละครั้ง แผนกผลิตและคลังเป็นผู้เสนอแนะเกี่ยวกับชนิดและ ปริมาณของสินค้าที่จะซื้อ

2.3 สั่งซื้อจากรายการราคาขายของผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติ

2.4 มีการเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายหลายแห่ง เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด

2.5 ใบสั่งซื้อทำขึ้นโดย

1. เรียงลำดับหมายเลขไว้ล่วงหน้า

2. มีการอนุมัติการสั่งซื้อ

2.6 สำเนาใบสั่งซื้อได้ส่งไปยัง

1. แผนกบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำใบสำคัญสั่งจ่าย

2. แผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำการตรวจรับของ

2.7 ใบรับของแสดงจำนวนที่นับได้จริง พร้อมทั้งลายเซ็นผู้ตรวจรับอย่างน้อย 2 คน

2.8 ในใบรับของได้ระบุถึงเงื่อนไขต่างๆ ในกรณีที่จะต้องมีการทดสอบคุณภาพในภายหลัง

2.9 ของที่มีคุณภาพพิเศษ จะต้องมีรายงานการตรวจสอบจากผู้ที่มีความชำนาญในเรื่องนั้นโดยเฉพาะ

2.10 ใบรับของที่มีเลขที่เรียงลำดับและมีสำเนาส่งให้

1. แผนกบัญชี เพื่อเก็บไว้กับใบสั่งซื้อ

2. แผนกจัดซื้อ เพื่อติดตามรายการที่สั่งซื้อแล้ว แต่ยังไม่ได้รับของ

3. แผนกคลังสินค้า เพื่อบันทึกบัญชีพัสดุคงเหลือ

4. เก็บไว้ที่แผนกรับของ หรือเจ้าหน้าที่ผู้กระทำการตรวจรับของ

3.มีหลักฐานแสดงว่ามีการตรวจสอบใบส่งของในเรื่องต่อไปนี้

1. ราคา

2. ค่าขนส่ง

3. การลดราคา หรือข้อโต้แย้งต่างๆ

4.ใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว จะต้องมีการการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำ

5.ใบสำคัญสั่งจ่ายจะต้องจัดทำสำหรับการซื้อและค่าใช้จ่ายทุกรายการ

6.ใบสำคัญสั่งจ่ายและเอกสารประกอบทุกฉบับ จะต้องมีเครื่องหมายแสดงว่าได้จ่ายเงินแล้ว

7.จะต้องมีการตรวจสอบระยะเวลาที่จะต้องจ่ายด้วย เพื่อป้องกันการเบิกจ่ายผิดงวด

8.ใบสำคัญการสั่งจ่ายจะต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติ